بسمة وزيتونة
الوصف الوظيفي
منسق الموارد البشرية – سوريا

1. المعلومات الأساسية

المسمى الوظيفي
منسق الموارد البشرية – Human Resources Coordinator

القسم
العمليات – الموارد البشرية

مكان العمل
سوريا

المدير المباشر
مدير العمليات

الإشراف المباشر
موظفو وفريق الموارد البشرية في سوريا، وفق الهيكل التنظيمي المعتمد

العلاقات الوظيفية
جميع الأقسام والبرامج والمكاتب والمراكز التابعة لبسمة وزيتونة في سوريا، إضافة إلى الإدارة الإقليمية المركزية ذات الصلة عند الحاجة.

2. الهدف الوظيفي

يتولى منسق الموارد البشرية مسؤولية تنسيق وإدارة عمليات الموارد البشرية في بسمة وزيتونة – سوريا، وضمان تطبيق سياسات وإجراءات المنظمة والتشريعات والأنظمة ذات الصلة بطريقة عادلة ومتسقة وفعالة.

ويعمل المنسق على ضمان توفر الموارد البشرية المناسبة لتنفيذ برامج وعمليات المنظمة، وإدارة دورة حياة الموظف، ودعم المدراء والموظفين في القضايا المتعلقة بالموارد البشرية، وتعزيز بيئة عمل آمنة ومهنية قائمة على الاحترام والمساءلة وتكافؤ الفرص، بما يساهم في استقرار فرق العمل وتحسين الأداء المؤسسي وتحقيق أهداف المنظمة.

3. المسؤوليات والمهام الرئيسية

أولاً: تخطيط وإدارة الموارد البشرية

• تنسيق وتنفيذ خطة الموارد البشرية السنوية في سوريا بما يتوافق مع الخطط التشغيلية والبرامجية للمنظمة.
• المساهمة في تخطيط القوى العاملة وتحديد الاحتياجات الحالية والمستقبلية من الموظفين بالتنسيق مع مدراء الأقسام والبرامج.
• متابعة الهيكل التنظيمي وقوائم الموظفين والمناصب والوظائف الشاغرة والتأكد من تحديثها بصورة دورية.
• تقديم المشورة لمدير العمليات والإدارة حول الاحتياجات والتحديات والمخاطر المتعلقة بالموارد البشرية.
• متابعة الالتزام بالهياكل الوظيفية والموازنات المعتمدة للمشاريع والإدارات.
• تحليل معدلات دوران الموظفين والاحتفاظ بهم والغياب والشواغر وغيرها من مؤشرات الموارد البشرية واقتراح الإجراءات المناسبة.

ثانياً: إدارة دورة حياة الموظف

• إدارة ومتابعة دورة حياة الموظف منذ الاستقطاب والتعيين وحتى انتهاء العلاقة الوظيفية.
• ضمان استكمال ملفات الموظفين والعقود والوثائق والبيانات الوظيفية وتحديثها بصورة منتظمة.
• تنظيم إجراءات مباشرة الموظفين الجدد وضمان تنفيذ برنامج تعريف وتهيئة وظيفية (Onboarding) متكامل.
• التأكد من تعريف الموظفين بسياسات المنظمة ومدونة السلوك وسياسات الحماية والـ Safeguarding و PSEA والسياسات والإجراءات ذات الصلة.
• متابعة فترات التجربة وتذكير المدراء بمواعيد تقييمها واتخاذ الإجراءات المناسبة قبل انتهائها.
• إدارة ومتابعة إجراءات تغيير الوظائف أو الترقيات أو النقل أو تعديل العقود وفق الأصول.
• إدارة إجراءات الاستقالة وإنهاء الخدمة وتسليم العهد وإجراء مقابلات المغادرة (Exit Interviews) والاستفادة من نتائجها.
• ضمان حفظ وأرشفة جميع الوثائق المتعلقة بالموطفين بطريقة منظمة وآمنة وسرية.

ثالثاً: التوظيف والاستقطاب

• تنسيق عمليات تحديد الاحتياجات الوظيفية مع مدراء الأقسام والمشاريع والتأكد من توافقها مع الهيكل والموازنة المعتمدة.
• إعداد ومراجعة وتحديث الأوصاف الوظيفية بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
• إعداد وإدارة إعلانات الوظائف واختيار قنوات الاستقطاب المناسبة.
• إدارة عمليات استقبال وفرز الطلبات وإعداد القوائم الطويلة والقصيرة.
• تنظيم المقابلات والاختبارات والتأكد من وجود لجان اختيار مناسبة وموثقة.
• ضمان تطبيق معايير موضوعية وعادلة وشفافة في جميع عمليات التوظيف.
• إجراء ومتابعة التحقق من المراجع والخلفيات المهنية للمرشحين عند الاقتضاء.
• ضمان الالتزام بمتطلبات Safeguarding و PSEA و Safe Recruitment ضمن عمليات التوظيف.
• إعداد عروض العمل واستكمال الموافقات اللازمة ومتابعة إجراءات التعاقد والمباشرة.
• الاحتفاظ بسجلات واضحة لعمليات التوظيف والقرارات المرتبطة بها بما يضمن الشفافية وقابلية المراجعة والتدقيق.
• تعزيز تكافؤ الفرص وعدم التمييز والتنوع والشمول في عمليات الاستقطاب والتوظيف.

رابعاً: الحضور والإجازات والدوام

• الإشراف على نظام الحضور والانصراف والإجازات والغياب وساعات العمل.
• مراجعة سجلات الدوام الشهرية والتأكد من دقتها قبل استخدامها في إعداد الرواتب.
• متابعة أرصدة الإجازات والاستحقاقات والإجازات المرضية والغيابات.
• متابعة حالات الغياب أو التأخير المتكرر بالتنسيق مع المدير المباشر للموظف.
• ضمان تطبيق أنظمة الدوام والإجازات بصورة متسقة وعادلة بين الموظفين والمكاتب والمراكز.
• معالجة أية استثناءات وفق السياسات ومستويات الصلاحية المعتمدة وتوثيقها أصولاً.

خامساً: الرواتب والتعويضات والمزايا

• إعداد ومراجعة مدخلات الرواتب الشهرية من منظور الموارد البشرية قبل مشاركتها مع القسم المالي.
• التحقق من بيانات الحضور والإجازات والغيابات والتعيينات وإنهاء الخدمات والتغييرات الوظيفية المؤثرة على الرواتب.
• متابعة البدلات والاستحقاقات والمزايا والاستقطاعات وفق السياسات والعقود المعتمدة.
• التنسيق مع القسم المالي لضمان دقة واستكمال بيانات الرواتب والمستحقات.
• متابعة قرارات الزيادات والترقيات والتعديلات على الرواتب بعد الحصول على الموافقات المطلوبة.
• المساهمة في مراجعة سلم الرواتب والمزايا ودراسة العدالة الداخلية والتنافسية عند الطلب.
• ضمان السرية التامة للمعلومات المتعلقة بالرواتب والتعويضات والمزايا.

سادساً: إدارة وتقييم الأداء

• إدارة دورة تقييم الأداء السنوية أو الدورية والتأكد من تنفيذها ضمن المواعيد المعتمدة.
• تقديم الدعم والإرشاد للمدراء حول وضع الأهداف ومؤشرات الأداء وتقديم التغذية الراجعة.
• متابعة استكمال تقييمات الأداء وحفظ نتائجها في الملفات ذات الصلة.
• تحديد حالات ضعف الأداء بالتنسيق مع المديرين المعنيين ودعم إعداد خطط تحسين الأداء (Performance Improvement Plans) عند الحاجة.
• تحليل نتائج تقييم الأداء واستخلاص الاتجاهات والاحتياجات المؤسسية.
• ربط نتائج الأداء، حيثما ينطبق، بخطط التطوير والترقية والمسار الوظيفي وفق السياسات المعتمدة.

سابعاً: التعلم والتطوير

• تنسيق عملية تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين بالتعاون مع مدراء الأقسام.
• المساهمة في إعداد خطة تدريب وتطوير سنوية للموظفين.
• متابعة تنفيذ الأنشطة التدريبية وحفظ سجلات التدريب والمشاركة والتقييم.
• دعم تطوير خطط التطور الوظيفي وبناء القدرات للموظفين.
• متابعة التدريبات الإلزامية للموظفين، بما فيها مدونة السلوك، Safeguarding، PSEA، الأمن والسلامة والسياسات المؤسسية الأخرى.
• تقييم أثر التدريب بالتنسيق مع المديرين والجهات ذات العلاقة.

ثامناً: علاقات الموظفين وبيئة العمل

• العمل كنقطة مرجعية للموظفين والمدراء في المسائل المتعلقة بالموارد البشرية.
• تقديم المشورة حول السياسات والإجراءات والقضايا الوظيفية اليومية.
• دعم بناء بيئة عمل صحية ومهنية قائمة على الاحترام والتعاون وعدم التمييز.
• متابعة شكاوى وتظلمات الموظفين وإحالتها أو معالجتها وفق طبيعتها والإجراءات المعتمدة.
• دعم معالجة النزاعات الوظيفية والخلافات في مكان العمل بطريقة مهنية ومحايدة.
• متابعة مؤشرات الرضا والاستقرار الوظيفي واقتراح الإجراءات التحسينية.
• تعزيز التواصل الداخلي المتعلق بالسياسات والتغييرات والإجراءات التي تخص الموظفين.

تاسعاً: الانضباط والتحقيقات الإدارية

• متابعة المخالفات الوظيفية بالتنسيق مع المديرين المعنيين ووفق الإجراءات المعتمدة.
• ضمان إعطاء الموظف الحق في الاستماع والرد والإجراءات العادلة قبل اتخاذ أية تدابير تأديبية.
• تنظيم وتوثيق الإجراءات التأديبية بما في ذلك التنبيهات والإنذارات وخطط تحسين السلوك أو الأداء.
• تقديم التوصيات بشأن الإجراءات التأديبية المناسبة ضمن مصفوفة الصلاحيات المعتمدة.
• المشاركة في التحقيقات الإدارية المتعلقة بالموطفين عندما يتم تكليفه بذلك.
• إحالة قضايا Safeguarding و PSEA والاحتيال أو إساءة السلوك الخطيرة فوراً إلى القنوات المختصة وعدم التعامل معها كقضايا موارد بشرية اعتيادية.
• ضمان عدم الانتقام من الموظفين الذين يقدمون شكوى أو يبلغون عن مخالفة بحسن نية.

عاشراً: السياسات والامتثال

• ضمان تطبيق سياسات وإجراءات الموارد البشرية المعتمدة في جميع مكاتب ومشاريع ومراكز بسمة وزيتونة في سوريا.
• المساهمة في مراجعة وتطوير سياسات وإجراءات ونماذج الموارد البشرية.
• متابعة التغييرات في التشريعات والأنظمة والقرارات المتعلقة بالعمل والتوظيف وإبلاغ الإدارة بتأثيراتها المحتملة.
• التنسيق مع القسم القانوني أو الجهات المختصة عند وجود مسائل قانونية مرتبطة بالموطفين.
• دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وتوفير ملفات ووثائق الموارد البشرية المطلوبة ضمن الصلاحيات.
• متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية الناتجة عن التدقيق أو المراجعات المتعلقة بالموارد البشرية.
• ضمان الالتزام بمبدأ الفصل بين المهام ومستويات الموافقة والصلاحيات المعتمدة.

الحادي عشر: حماية البيانات والسرية

• ضمان حفظ ملفات الموظفين الورقية والإلكترونية بصورة آمنة ومنظمة.
• حصر الوصول إلى المعلومات والملفات الحساسة على الأشخاص المخولين بذلك.
• ضمان عدم مشاركة المعلومات الشخصية للموظفين إلا وفق الحاجة الوظيفية والصلاحيات المعتمدة.
• تطبيق مبادئ حماية البيانات والسرية عند مشاركة أو حفظ أو أرشفة معلومات الموظفين.
• ضمان السرية المشددة للشكاوى والتحقيقات والإجراءات التأديبية والمعلومات الطبية أو الشخصية الحساسة.
• متابعة مدة الاحتفاظ بالوثائق والتخلص الآمن منها وفق سياسات المنظمة والمتطلبات القانونية ذات الصلة.

الثاني عشر: Safeguarding و PSEA ومدونة السلوك

بالتنسيق مع مسؤولي الحماية المؤسسية والـ Safeguarding:

• ضمان توقيع الموظفين على مدونة السلوك والسياسات الإلزامية عند التعيين.
• ضمان دمج متطلبات Safeguarding و PSEA ضمن الاستقطاب والتوظيف والتعريف الوظيفي وإدارة الأداء.
• متابعة استكمال الموظفين للتدريبات الإلزامية ذات العلاقة.
• توعية الموظفين بقنوات الإبلاغ والشكاوى المعتمدة.
• إحالة أي ادعاء أو شكوى تتعلق بالاستغلال أو الإساءة أو التحرش الجنسي أو حماية الطفل فوراً إلى الجهة المختصة وفق بروتوكولات المنظمة.
• الالتزام الصارم بالسرية ومبدأ الحاجة إلى المعرفة (Need-to-Know) في التعامل مع هذه الحالات.

الثالث عشر: التقارير وبيانات الموارد البشرية

• إعداد تقارير الموارد البشرية الشهرية والربع سنوية والسنوية حسب الحاجة.
• المحافظة على قاعدة بيانات محدثة للموظفين.
• متابعة وإعداد مؤشرات تتضمن: عدد الموظفين وتوزيعهم، الشواغر وحالة عمليات التوظيف، معدل دوران الموظفين، حالات التعيين وإنهاء الخدمة، الغياب والإجازات، نسبة استكمال تقييمات الأداء، نسبة استكمال التدريبات الإلزامية، والتوازن الجندري والتنوع الوظيفي حيثما ينطبق.
• تحليل البيانات وتحديد الاتجاهات والمخاطر ورفع التوصيات إلى مدير العمليات والإدارة.
• توفير المعلومات المطلوبة لتخطيط المشاريع والموازنات والمقترحات المتعلقة بالموارد البشرية.

الرابع عشر: الإشراف على فريق الموارد البشرية

• الإشراف المباشر على فريق الموارد البشرية وتحديد الأولويات وتوزيع المسؤوليات.
• وضع أهداف واضحة للفريق ومتابعة تنفيذها.
• إجراء اجتماعات متابعة دورية مع أعضاء الفريق.
• تقييم أداء أعضاء الفريق وتقديم التغذية الراجعة والتوجيه والدعم.
• تحديد الاحتياجات التدريبية والتطويرية للفريق.
• ضمان توحيد الممارسات والإجراءات بين المكاتب والمراكز.
• مراجعة جودة ودقة معاملات الموارد البشرية قبل اعتمادها أو رفعها للمستوى المختص.
• تعزيز ثقافة الخدمة والمهنية والسرية والمساءلة داخل فريق الموارد البشرية.

4. المسؤوليات الإدارية والتنسيقية

يتعاون منسق الموارد البشرية بصورة منتظمة مع:

• مدير العمليات: بخصوص التخطيط، القرارات الإدارية، إدارة المخاطر، الهياكل والسياسات والقضايا التي تتطلب تصعيداً أو موافقة.
• مدراء البرامج والمشاريع والأقسام: بخصوص تخطيط القوى العاملة والتوظيف وتقييم الأداء والتطوير والقضايا المتعلقة بإدارة فرقهم.
• القسم المالي: بخصوص الرواتب والاستحقاقات والمزايا والمخصصات المالية للموظفين.
• المشتريات واللوجستيك والأمن والسلامة: بخصوص مباشرة الموظفين، العهد، التنقلات، ترتيبات العمل والمكاتب ومتطلبات السلامة.
• Safeguarding / PSEA: بخصوص التدريب والالتزام والإحالات والقضايا ذات الصلة بحماية الموظفين والمستفيدين.
• الإدارة العليا: مع المدير القطري بخصوص التقارير والتحليلات والمخاطر والتوصيات الاستراتيجية المتعلقة بالموارد البشرية.

5. الصلاحيات

يمارس منسق الموارد البشرية صلاحياته ضمن مصفوفة التفويض والصلاحيات والسياسات المعتمدة في المنظمة، وتشمل:

• إدارة العمليات اليومية للموارد البشرية.
• توزيع ومتابعة أعمال فريق الموارد البشرية.
• مراجعة واعتماد المعاملات التشغيلية للموارد البشرية ضمن حدود الصلاحية الممنوحة.
• مراجعة طلبات الإجازات والحضور والدوام واعتمادها أو رفعها للاعتماد وفق الصلاحيات.
• بدء وتنسيق عمليات التوظيف للوظائف المعتمدة ضمن الهيكل والموازنة.
• التوصية باختيار المرشحين، على أن تتم الموافقة النهائية وفق مصفوفة الصلاحيات.
• التوصية بالتعيين والترقية والزيادة والنقل والمكافآت وإنهاء الخدمة وفق السياسات.
• إصدار أو تنفيذ التنبيهات والإنذارات والإجراءات التأديبية التي تقع ضمن مستوى الصلاحية الممنوح، ورفع ما يتجاوز ذلك للجهة المخولة.
• طلب المعلومات والوثائق اللازمة من الأقسام لتنفيذ عمليات الموارد البشرية.
• إيقاف أو إعادة أي معاملة موارد بشرية غير مكتملة أو مخالفة للسياسات لحين تصحيحها.
• رفع المخاطر والمخالفات المتعلقة بالموارد البشرية إلى مدير العمليات أو القناة المختصة.

ملاحظة: لا يملك منسق الموارد البشرية منفرداً صلاحية إنشاء وظائف جديدة أو تعديل الرواتب أو إنهاء خدمات الموظفين أو إجراء تغييرات جوهرية على الهيكل التنظيمي خارج مصفوفة الصلاحيات والموازنات المعتمدة.

6. مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs

يمكن تقييم أداء شاغل المنصب استناداً إلى مجموعة من المؤشرات، منها:

• نسبة استكمال عمليات التوظيف ضمن المدة المستهدفة.
• نسبة اكتمال وصحة ملفات الموظفين.
• نسبة توقيع وتجديد العقود ضمن المواعيد المحددة.
• دقة مدخلات الرواتب الشهرية.
• نسبة استكمال تقييمات الأداء ضمن الجدول الزمني.
• نسبة استكمال برامج التعريف الوظيفي للموظفين الجدد.
• نسبة استكمال تدريبات Safeguarding و PSEA والسياسات الإلزامية.
• معدل دوران الموظفين وتحليل أسبابه.
• مستوى الالتزام بسياسات وإجراءات الموارد البشرية.
• عدد الملاحظات المتعلقة بالموارد البشرية في عمليات التدقيق ونسبة إغلاقها.
• زمن الاستجابة للاستفسارات والمعاملات والشكاوى الوظيفية.
• مستوى رضا الإدارات والموظفين عن خدمات الموارد البشرية.

7. المؤهلات الأكاديمية

• درجة البكالوريوس في الموارد البشرية، إدارة الأعمال، الإدارة العامة أو تخصص ذي صلة.
• تعتبر الشهادات المهنية المتخصصة في الموارد البشرية ميزة إضافية.

8. الخبرة العملية

• خبرة عملية لا تقل عن 4 سنوات في مجال الموارد البشرية، منها خبرة مناسبة في مسؤوليات التنسيق أو الإشراف.
• يفضل وجود خبرة سابقة في المنظمات غير الحكومية أو الإنسانية أو التنموية.
• خبرة عملية في التوظيف، إدارة الأداء، شؤون الموظفين وعلاقات الموظفين.
• خبرة في تطبيق وتطوير سياسات وإجراءات الموارد البشرية.
• معرفة جيدة بالتشريعات والأنظمة المتعلقة بالعمل في سوريا.
• تعتبر الخبرة في بيئات العمل متعددة المواقع أو المشاريع ميزة إضافية.

9. المهارات والكفاءات المطلوبة
الكفاءات الفنية

• معرفة قوية بمبادئ وممارسات إدارة الموارد البشرية.
• معرفة جيدة بالتوظيف وإدارة الأداء وشؤون الموظفين والإجراءات التأديبية.
• القدرة على تحليل بيانات ومؤشرات الموارد البشرية.
• إجادة استخدام Microsoft Office وخاصة Word و Excel.
• القدرة على استخدام أنظمة وقواعد بيانات الموارد البشرية.
• مهارات جيدة في إعداد التقارير والسياسات والإجراءات.

الكفاءات السلوكية والإدارية

• القيادة وإدارة الفرق.
• التخطيط والتنظيم وتحديد الأولويات.
• القدرة على اتخاذ القرار ضمن حدود الصلاحية.
• مهارات عالية في التواصل والاستماع والتفاوض.
• حل المشكلات وإدارة النزاعات.
• النزاهة والحياد والموضوعية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية عالية.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع أولويات متعددة.
• الحساسية الثقافية واحترام التنوع وعدم التمييز.
• القدرة على بناء علاقات عمل فعالة مع الموظفين والمدراء.

10. الالتزامات المؤسسية

يلتزم شاغل المنصب بما يلي:

• رؤية ورسالة وقيم بسمة وزيتونة.
• مدونة السلوك المهني.
• سياسات حماية الطفل و Safeguarding و PSEA.
• سياسات مكافحة الاحتيال والفساد وتضارب المصالح.
• مبادئ المساواة وعدم التمييز وتكافؤ الفرص.
• سياسات حماية البيانات والسرية.
• سياسات وإجراءات الأمن والسلامة.
• جميع السياسات والإجراءات المؤسسية الأخرى المعتمدة.

11. بند عام

المهام الواردة أعلاه تحدد المسؤوليات الرئيسية للمنصب ولا تعتبر قائمة حصرية. قد يُطلب من شاغل المنصب تنفيذ مهام أخرى ذات صلة بطبيعة الوظيفة ومستواها، وفقاً للاحتياجات التشغيلية للمنظمة وبتوجيه من المدير المباشر، وبما لا يتعارض مع السياسات المعتمدة ومبدأ الفصل بين الصلاحيات.

بسمة وزيتونة – سوريا | الوصف الوظيفي لـ منسق الموارد البشرية